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内部审核中存在的这些问题,看看你有没有

放大字体  缩小字体 发布日期:2023-05-15  来源:管理体系学堂
核心提示:内部审核中存在的这些问题,看看你有没有
   审核是为获得审核证据以确定满足审核准则的程度所建立的系统的、独立的并形成文件的过程,旨在验证质量活动的符合性、有效性,并为质量改进提供依据。
 
  相对于产品检验和质量监督抽查而言,审核不是质量监控和质量考核的手段,而是企业质量管理体系改进机制的组成部分。
 
  但是,在贯彻标准的过程中,部分企业的内部审核并未达到预期的效果,究其原因,主要存在以下问题。
 
一、从管理思路上看
 
  问题主要表现在三个方面:
 
  一是企业把内部审核作为质量考核的手段,把审核中的不合格项作为考核奖惩的依据,从而使审核方和受审核方在利益上对立,审核人员不愿得罪受审核方,受审核人员也千方百计掩盖问题,造成内部审核难以发现问题,实现质量改进;
 
  二是把内部审核当成是应付外部认证审核需要,使内部审核“扎扎实实搞形式,认认真真走过场”;
 
  三是企业领导对内部审核员缺乏有效管理;对审核人员的重大审核发现缺少鼓励措施,使审核人员因怕得罪人而不愿意参加内部审核工作。
 
二、从审核策划角度看
 
  问题主要表现在3个方面:
 
  一是内部审核程序中对内部审核的时间间隔规定不正确,没有明确规定两次审核时间间隔不超过12个月;未制定年度审核计划或审核方案,也未根据上年度审核报告确定本年度内部审核工作重点、审核次数、审核时间和审核方式(即滚动审核还是集中审核)。
 
  二是未能按照规定的进度和时间间隔开展内部审核,审核延期无正当理由,且不能提供授权领导批准延期审核的书面证据。
 
  三是内部审核范围未能覆盖企业的产品范围,以及企业的所有部门和标准的所有条款,也未按文件规定的要求对体系的适宜性进行专题审核。
 
三、从审核的组织与准备角度看
 
  主要存在5个方面问题:
 
  一是内部审核实施计划未经授权批准,也未提前下发至受审核部门,使审核活动与受审核部门在工作时间上有冲突。
 
  二是审核准备不充分,未能按照4:4:2间比例合理安排审核准备、审核实施和审核报告,这不利于实现发现问题改进工作的审核目的。
 
  三是审核人员未经过审核知识的专门培训和资格授权,或审核员审核本部门,使审核只能发现管理中的一些“皮肤病”,而不能发现质量活动中的深层次问题和管理隐患。
 
  四是审核检查表未覆盖审核计划所规定的部门和条款,检查表照抄标准条文,与企业文件规定和实际情况不符,从而影响审核效果。
 
  五是各审核员之间缺乏沟通,各组织、技术接口之间的审核内容出现重复和遗漏。
 
四、从审核实施过程看
 
  主要存在10个方面问题:
 
  一是审核人员把审核中的调查取证与行政领导检查工作混淆,对受审核方进行嘲讽和训斥,甚至发生冲突。
 
  二是审核记录内容和审核计划、审核检查表的安排不对应;未按照审核计划、审核检查表规定的内容和“过程方法”的审核思路进行审核。
 
  三是审核中不是由审核员随机抽样,而是让受审核方选取作为审核样本。
 
  四是审核中不以客观事实作依据,而是以道听途说和审核员自己的主观推断作为不合格判定的依据。
 
  五是审核脱离标准要求和文件规定,以审核员的个人经验和外单位做法作为审核准则进行不合格判定,审核结论不能使受审核方心悦诚服。
 
  六是审核记录对不合格事实的细节描述不充分,无法准确撰写不合格报告和对不合格原因进行追溯。
 
  七是审核中只注意质量记录的完整性,对记录中相关数据实施情况缺乏分析,导致内部审核不能对质量活动的改进发挥增值作用。
 
  八是审核中发现的不合格事实未及时与受审核方确认,双方在审核结果沟通时,受审核方往往提出异议。
 
  九是审核员不守时,审核中没把握好审核节奏,不能按时完成审核任务或使审核时间延长。
 
五、从审核结果报告看
 
  主要存在的问题是:
 
  不合格事实描述不具体、不准确,导致不合格报告因事实依据不充分而被受审核方推翻;
 
  不合格项的判定依据超出标准要求,审核结论不能被受审核人员所接受;
 
  不合格项的判定标准条款引用不准确,误导受审核方的改进方向;
 
  不合格报告中未明确不合格项的类型和严重程度,不利于对质量管理体系实施效果的分析评价;
 
  审核报告中未对不合格项的分布情况进行矩阵量化分析,未对质量管理体系实现质量目标的程度做出评价,未明确体系运行中存在的主要问题、审核结论和改进建议,不能为领导决策和下阶段审核策划提供有价值的参考意见。
 
六、从对纠正措施的验证角度看
 
  主要存在的问题有:
 
  一是纠正措施无不合格原因分析或分析不到位,或纠正措施与所分析的原因不对应,或未规定纠正措施的实施责任人和完成期限。
 
  二是把纠正和纠正措施相混淆,未针对不合格原因采取纠正措施,不能从根本上消除存在问题的内在原因。
 
  三是对不合格的纠正就事论事,未对其他类似的不合格进行排查和整改,未能达到举一反三的整改效果。
 
  四是纠正措施未付诸实施,或未按规定的要求实施,或未按期完成。
 
  五是纠正措施和验证结论未能对不合格事实是否得到有效纠正,和能否防止同类不合格再次发生做出评价。
 
  六是对行之有效并且具有共性特点的纠正措施未及时纳入相关文件,以防止以上同类不合格的再次发生。
 
  上述问题的存在,轻则影响内部审核的有效性和可信性,重则影响企业自我改进机制的完善和管理体系认证事业的信誉及成败,应引起企业质量工作者的关注和重视。
 
关键词: 体系管理 内审
 
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