一、审核前
（一）资料准备
1、确保体系文件完整准确并归档
质量管理体系（ISO 9001）方面，质量管理手册需涵盖质量方针、目标及各部门职责分工，程序文件要对文件控制、记录控制、内部审核等关键流程做出明确规定，作业指导书要详细指导一线员工操作。
环境管理体系（ISO 14001）文件中，环境手册应明确环境方针、目标与指标，程序文件要包含环境因素识别与评价、法律法规获取等内容。
职业健康安全管理体系（ISO 45001）文件，职业健康安全手册要有职业健康安全方针、目标，程序文件需涉及危险源辨识、风险评价与控制等。
所有文件按体系标准分类归档，建立清晰索引，方便快速查阅。
2、梳理内部审核与管理评审资料
内部审核资料包括审核年度计划，明确审核频次、范围；
审核实施计划，具体到每次审核的时间、部门、审核条款；
检查表，依据标准条款设计，用于现场审核记录；
不符合报告，详细记录发现的问题、不符合条款及责任部门；
整改措施及验证记录，跟踪问题整改情况。
管理评审资料有管理评审计划，确定评审时间、参与人员；
管理评审输入资料，如内部审核结果、客户反馈、目标指标完成情况等；
管理评审报告，总结评审结论、改进措施及责任人和期限。
（二）人员培训
1、组织全员体系知识培训
制作涵盖三大体系标准基础内容的培训课件，讲解各体系核心条款，如质量管理体系中顾客导向流程、环境管理体系中污染预防理念、职业健康安全管理体系中风险管控方法。
通过线上线下结合方式，确保全体员工参与，培训后进行简单考核，确保员工掌握基本体系知识，理解企业推行体系的意义。
2、针对性培训关键受访人员
针对部门主管，培训如何阐述本部门在体系中的职责履行情况、目标完成进度及改进措施。
对关键岗位员工，如质检员、安全员、环境监测员等，培训其岗位操作流程与体系标准的对应关系，如何正确记录工作数据等。
进行模拟审核访谈，让他们熟悉审核员提问方式，提升回答问题的准确性与流畅度。
（三）现场准备
1、全面清理整顿工作区域
生产现场做到设备清洁、物料摆放整齐，设置明显区域标识区分原材料、半成品、成品。
办公场所文件资料整理有序，桌面整洁。
仓库物品按类别、批次存放，有清晰的库存标识卡，通道保持畅通，符合 5S 管理要求，展现良好的工作秩序。
2、检查安全设施与通道
职业健康安全方面，检查消防器材是否在有效期内，疏散指示标志、应急照明是否正常工作，安全出口是否畅通无阻。
特种设备操作人员证件齐全，设备定期维护保养并有记录。在危险区域设置明显的安全警示标识，如高温、高压、有毒有害区域。
3、张贴体系宣传标识
在企业入口、生产车间、办公区域等显著位置张贴体系宣传标语，如 “质量是企业生命，环境是社会责任，安全是员工福祉”，悬挂体系方针目标展板，设置体系宣传栏，展示内部审核结果、优秀案例等，营造浓厚的体系运行氛围。
二、审核中
（一）陪同与沟通
1、安排熟悉体系人员陪同
挑选各部门对体系文件和实际运行情况非常熟悉的骨干员工作为陪同人员，他们要了解部门工作流程细节，能迅速找到审核所需资料，准确解答审核员关于本部门工作与体系关联的问题，为审核员提供高效引导。
2、保持良好沟通配合审核
陪同人员积极与审核员交流，主动介绍企业在体系运行中的特色做法和改进亮点。
当审核员提出文件查阅、人员访谈等需求时，及时协调相关人员和资源。
若审核员对某项工作存在疑问，以客观、专业的态度解释说明，避免推诿责任或模糊回应。
（二）证据提供
1、及时准确提供证据材料
按照审核员要求，快速从已整理归档的资料中找出对应的文件记录。
例如审核员查看采购合同评审记录，能立即定位到相关文件夹并提供完整的评审表单，包括参与评审人员签字、评审意见及结论，证明企业按体系要求对采购过程进行有效控制。
2、高效处理临时证据需求
若审核员临时提出补充证据要求，如查看某批次产品检验原始数据、近期环境监测报告等，陪同人员迅速协调相关部门，安排人员在最短时间内收集整理并提交给审核员，展现企业内部响应速度和执行力。
（三）问题应对
1、虚心接受记录不符合项
审核员指出不符合项时，陪同人员认真倾听，详细记录不符合描述、涉及条款、发生地点等关键信息，不要急于反驳。
例如审核员发现某设备维护记录填写不完整，陪同人员应记录清楚设备编号、缺失记录项目等内容，并与审核员确认无误。
2、当场分析制定整改措施
对于轻微不符合项，陪同人员当场与相关责任人员沟通，分析原因，如因员工疏忽导致记录填写不完整，可立即安排人员补充完善，并制定后续加强培训和监督的措施。
对于较复杂不符合项，记录问题后承诺在规定时间内制定详细整改方案，并向审核员说明企业对待问题严肃整改的态度。
三、审核后
（一）不符合项整改
1、制定详细整改计划
针对每个不符合项，明确责任部门和责任人。例如某质量问题不符合项，责任部门为生产部，责任人是生产主管。
确定整改期限，简单问题 1 周内完成，复杂问题 1 - 2 个月内完成。
制定具体整改措施，如针对文件控制不符合项，完善文件收发登记流程，明确专人负责文件归档。
2、认真实施跟踪整改效果
责任部门按整改计划严格执行，如生产部针对设备维护记录问题，组织员工培训设备维护记录填写规范，每天安排专人检查记录填写情况。
整改过程中，定期向企业管理层汇报进展。
整改完成后，通过内部复查、抽样验证等方式，确认不符合项已得到有效整改，相关体系要求已落实到位。
（二）结果跟踪与反馈
1、沟通认证机构关注结果
认证审核结束后，主动与认证机构保持联系，了解审核报告编写进度、审核结果审批流程等信息。
在规定时间内未收到结果时，及时询问，确保能第一时间知晓企业是否通过认证。
2、总结汇报审核与整改情况
向企业管理层提交详细的审核与整改总结报告，内容包括审核中发现的主要问题、整改措施实施情况、整改效果验证结果等。
同时，将总结报告传达给全体员工，让员工了解企业在体系建设方面的成果与不足，促进全员参与体系持续改进。
（三）体系持续改进
1、完善体系文件与流程
根据审核中暴露的问题，对体系文件进行修订。
如发现质量控制流程存在漏洞，对相应程序文件和作业指导书进行优化，明确操作步骤、责任分工和监督机制，确保体系文件的有效性和可操作性。
2、建立长效改进机制
定期开展内部审核和管理评审，内部审核每季度至少进行一次，管理评审每年进行一次。
设立体系改进奖励制度，对提出有效改进建议、推动体系优化的部门或个人给予表彰和奖励，激励全体员工积极参与体系改进，不断提升企业管理水平。
四、结语
企业三大体系认证是提升管理水平、增强市场竞争力的重要举措。
在认证过程中，审核前精心筹备，从资料、人员到现场全方位准备；
审核中积极配合，妥善应对各类情况；
审核后认真整改并持续优化体系，每一个环节都紧密相扣。
只有严格遵循这些注意事项，企业才能顺利通过认证，更重要的是，借助认证的契机，将三大体系深度融入日常运营，实现质量提升、环境友好与职业健康安全保障的协同发展，为企业的长远稳健发展筑牢坚实根基。
鲁公网安备 37060202000128号