在企业运营的复杂体系中，体系内审至关重要，它就像企业的 “健康卫士”，定期为企业管理体系进行全面 “体检”，保障企业稳健发展。

 

　　完善的管理体系是企业运营的基石，而体系内审能及时找出管理体系中的问题，如流程不合理、职责不明确等，进而提升管理效率和质量。例如，某制造企业通过体系内审发现生产流程存在问题，优化后生产效率大幅提高，成本显著降低。合规经营是企业发展的底线，体系内审可助力企业满足法规和行业标准要求，规避违规风险。化工企业借助体系内审确保污染物达标排放，避免高额罚款和停产整顿。持续改进是企业发展的动力，体系内审能挖掘潜在改进机遇。互联网企业通过体系内审优化用户反馈处理流程，提升用户满意度和市场竞争力。

 

一、体系内审基础认知

 

　　（一）定义与目的

 

　　依据 GB/T19011 - 2021《管理体系审核指南》，体系内审是收集审核证据并客观评价，以确定满足审核准则程度的系统、独立且文件化的过程。

 

　　其目的包括验证质量管理活动是否符合预先安排，确认管理体系是否正确有效实施，判断体系要求能否助力达成质量方针和目标，以及发现问题并采取纠正措施，推动质量管理体系持续完善。

 

　　（二）特点剖析

 

　　体系内审着眼于发现问题，挖掘影响体系运行的深层次隐患，为改进提供方向。

 

　　它需要高层支持与参与，高层的支持能提供资源保障和权威性，审核结果经高层评审推动体系改进。内审具有公开正式性，从策划到报告都遵循严格程序，确保工作规范、结果可靠。

 

　　组建专业内审员队伍难度较大，内审员需克服人际关系和利益冲突等挑战，具备专业知识、实践经验和沟通协调能力。

 

　　此外，内审还需系统策划审核项目，综合考虑组织规模、业务范围等因素，提高审核的针对性和有效性。

 

二、审核前的精心筹备

 

　　（一）组建专业审核小组

 

　　审核小组的专业素养直接影响审核质量。

 

　　审核人员需具备相关资质，一般要经过专业内审员培训并取得合格证书。

 

　　同时，应具备与被审核体系相关的专业背景，熟悉行业知识和业务流程。

 

　　丰富的实践经验也不可或缺，有助于准确发现潜在问题。

 

　　为保证审核公正客观，小组成员应与被审核部门无直接责任关系，且成员构成应多元化。

 

　　（二）制定详细审核计划

 

　　审核计划是审核工作的指引。

 

　　要明确审核目的，是验证体系符合性、有效性，还是为迎接外部审核或推动内部改进等。

 

　　确定审核范围，涵盖产品范围、涉及过程及场所等。

 

　　审核依据包括管理体系标准、企业内部文件、法律法规和合同要求等。

 

　　合理安排时间，规划审核起止日期及每日任务，充分考虑工作量和突发情况。

 

　　明确审核组成员分工，制定日程安排，确保审核有序进行。

 

　　（三）设计实用检查表

 

　　检查表是现场审核的重要工具。

 

　　设计时应突出被审核部门主要职能，选择关键问题进行审核。

 

　　内容要全面覆盖管理职能和标准条款，合理抽样以保证代表性。

 

　　审核问题和检查方法应清晰明确，具有可操作性，格式简洁便于记录审核结果。

 

三、审核过程的关键步骤

 

　　（一）首次会议的召开

 

　　首次会议由审核组长主持，标志着审核正式启动。

 

　　参会人员包括审核组成员、受审核方管理层及相关部门负责人等。

 

　　会议内容包括介绍与会者职责，确认审核目的、范围、准则和计划，介绍审核方法、沟通渠道等相关事项，并解答受审核方疑问。

 

　　首次会议时间一般控制在 30 分钟左右，需营造良好氛围。

 

　　（二）现场审核的技巧

 

　　现场审核是核心环节，审核员需运用听、看、查、问等技巧收集客观证据。

 

　　听，即倾听受审核方人员介绍；

 

　　看，观察现场实际情况；

 

　　查，查阅文件和记录；

 

　　问，巧妙提问获取信息。

 

　　审核员要坚持客观公正原则，确保审核结果真实可靠。

 

　　（三）不合格项的判定与记录

 

　　不合格项分为严重、一般和轻微三类。

 

　　严重不合格项对管理体系运行影响重大；

 

　　一般不合格项是个别、偶然的轻微问题；

 

　　轻微不合格项对体系运行影响较小。

 

　　记录不合格项时要准确具体，描述事实、明确审核准则，注明审核员姓名和日期，以便追溯。

 

四、审核后续的重要工作

 

　　（一）内审报告的撰写

 

　　内审报告总结审核成果，为管理层决策提供依据。

 

　　报告需明确审核目的、范围，客观评价管理体系运行情况，总结符合项和不符合项。

 

　　深入分析问题产生的原因，如文件不完善、执行不到位等，并提出具可操作性和可衡量性的改进建议，明确责任部门、人员、时间节点和预期效果。

 

　　（二）纠正措施的跟踪

 

　　跟踪纠正措施是确保审核实效的关键。

 

　　首先确认受审核部门是否制定切实可行的纠正措施计划，明确改进措施、实施步骤、责任人和时间节点。

 

　　在实施过程中，审核人员密切关注进展，提供必要支持。

 

　　实施完成后，通过现场检查等方式验证效果，若问题未解决，要求重新分析原因并制定措施，直至问题彻底解决。

 

五、审核中的挑战与应对

 

　　（一）沟通难题

 

　　被审核部门的抵触情绪和弄虚作假行为是常见沟通难题。

 

　　面对抵触，审核员应保持友好耐心，说明审核目的，分享成功案例，换位思考，增强其认同感。

 

　　发现弄虚作假，要严肃指出危害，要求停止并重新提供真实信息，情节严重的向上级汇报处理。

 

　　（二）证据获取困境

 

　　资料不全和 “两张皮” 现象是主要证据获取困境。

 

　　资料不全时，与被审核部门沟通，督促完善资料或从其他角度寻找证据。

 

　　针对 “两张皮” 和有文件无执行的情况，审核员要深入现场，加强观察检查，与员工交流，提高员工执行意识和能力。

 

　　体系内审流程严谨，对企业发展意义重大。企业应重视体系内审，做好筹备、执行和后续工作，积极应对挑战，充分发挥其提升管理水平、保障合规经营和推动持续发展的作用，助力企业在市场竞争中稳健前行。