采购对产品制造和服务的组织是一项重要的活动，如：制造业组织，产品上使用的原材料、设备上使用的配件采购。服务业组织，如：宾馆客房需要的卧具、洗涤用品，餐厅需要的食品原料、餐具等，都需要通过采购来满足要求。采购物资的质量直接影响到产品和服务的质量，如所采购的钢材质量达不到规定的要求，直接影响到加工件的质量，而这种影响是无法用后续的技术改善来弥补的，餐厅采购的食品本身就不新鲜，厨师技艺再怎么高，也无法做出美味佳肴。任何组织都不可能具备生产产品或服务所需的全部物资的制造能力，因而采购物资的质量是保证产品和服务质量的关键，也是组织是否能持续稳定向顾客提供合格产品和服务的关键。因此组织不仅要对供方进行评价，更重要的是帮助供方健全质量管理体系，使其具有稳定的产品质量保证能力，这样才能持续稳定地向顾客提供合格的产品。

对采购的要求主要反映在以下方面：

一、供方的评价
 

    组织所需要的物资是由供方提供的，而供方提供物资的质量与其质量管理和质量保证能力有直接关系，这种能力通过管理基础、人员素质和技能、技术的先进性、设备的保障性、制造过程的控制程度等方面体现，而这种体现最终的表现是向组织也就是他的顾客提供的是什么质量的产品或服务。作为组织要相信他的供方能持续稳定地向自己提供满足要求的产品或服务，就应了解供方是否具备这种能力，最直接的了解方法是对供方进行评价。评价的标准是组织对提供产品或服务的质量要求，评价的方式可根据组织的需要进行，如：实地考查、问卷调查、现场评审、样品试用、同行业反映等，而无论哪种方式，要真正将供方的能力了解到，而不是走过场，更不能通过每次的退货、罚款来促进了解。
    对供方评价的方式和程度，取决于供方提供的产品或服务对组织的产品或服务质量的影响程度，如果影响是至关重要的，则要考虑实地考查、现场评审、样品试用的评价方式。
    如果采用现场评审的评价方式，组织的相关部门与供方的相关部门应对口进行，如组织的检验部门到供方的检验部门检查检验文件是否完善；是否按文件要求进行检验；检验记录是否保持；检验标识是否正确；检验人员是否具备能力；检验器具的数量、测量范围、测量精度等是否满足要求；对检验中发现的不合格品如何处理；何种情况可以紧急放行等等。组织的技术部门到供方的技术部门检查产品或服务的质量要求依据何种标准？标准是否为最新文本？如果将国家或行业标准转换为企业标准，其技术要求是否高于国家或行业标准；企业标准是否在当地质监部门备案；直接指导生产或服务的是何文件？该文件与相关标准的技术要求有无矛盾之处？技术要求是否有操作性？如：规定了粘土沙的含水量不得超过5％，是否规定了用什么方法测量，规定了浇注的时间，如何保证在规定的时间内完成浇注等；关键的质量特性在技术文件中是否予以注明；对关键的质量特性采用什么方式进行重点控制；图纸上是否清楚地注明了加工件各部位的技术要求；工艺流程图上是否清楚地描绘出产品的加工顺序；是否确定了特殊工序，是否进行了能力确认；技术人员的能力，工作条件是否满足产品或服务创新的要求等等。如果单纯采取现场评审的评价方式，即使组织满意了，也只能证明供方的软件即材料符合要求。
     如果采用实地考查的评价方式，则要以人、机、料、法、环为主线，以关键活动为重点，开展实地考查。如：关键、特殊工序的操作者是否经过培训，取得了相应的资质；关键、特殊工序的设备是否按规定的周期进行了保养，设备的运行状况是否正常；加工的零部件所使用的原材料是否经过了合格检验；实际操作是否符合技术要求；工作环境是否满足产品或服务的质量要求等。对服务业的实地考查重点是服务的流程是否清楚；是否按规定的流程进行；服务是否达到了规定的标准；服务人员的素质和态度；服务中发生问题如何处理等等。实地考查的评价方式，只能证明供方的基本状况符合要求，不能证明所提供的产品符合要求。

如果采取样品试用的评价方式，则要对所试用的样品数量、试用周期、试用在何产品或部件上，样品试用结束后由哪个部门对其评价等做出明确规定。如果单纯采取样品试用的评价方法，只能证明所试用的样品符合要求，如果是供方提供样品，只能证明该样品符合要求，而不能证实今后提供的产品合格，如果组织从供方仓库中随意抽取样品，也只能对该样品负责，就像产品的监督抽查，只对所抽查的样品负责一样。

目前公认的对供方评价的科学方法，是这几种评价方式相结合，即质量管理体系的综合评价。只有证实了供方具有完善的、符合ISO9001标准要求的质量管理体系，才能使组织确信供方具有持续稳定地向组织提供合格产品的能力。 不管用哪种评价方式，即使评价合格的供方也不能一成不变，应定期对供方再评价，以促进供方不断地提高供货质量以及质量管理水平，尤其是供方供货质量发生波动时，更要及时地再评价。

二、采购信息 “采购信息”即采购的要求。采购的要求要使组织的采购人员清楚，更要使供方的相关人员清楚，只有这样才能保证采购的信息准确。
 

采购信息可以用各种形式表述如：采购合同、采购订单、采购计划、采购协议等等，也可以是电话、传真、网络等等，不论哪种形式，采购的要求要明确。如：物资名称、规格、型号、数量、技术要求、图纸要求、交货期、交货地点，运输方式、验收标准、验收方式等等。为了达到采购要求，组织的采购信息不能有任何模糊不清或容易混淆的情况，尤其是熟悉的供方，不能因为是经常采购的物资，就省去必须交待清楚的信息，特别是电话订货，更要将相关信息交待清楚，当然最好是以书面的形式，如果确实认为电话订货方便，那么采购的要求一定要让供方理解。 采购的要求的详略程度要根据所采购物资的重要程度决定。如果所采购的物资对组织的产品至关重要，那么采购文件中至少要包括以下内容：

1．检验标准的要求 要求供方对该物资从原材料检验到成品检验均从严要求。如增加原材料检验的项目和抽样量、半成品增加必要的巡检，以及成品检验的现场验证等。这样必然增加了采购成本，但对于重要物资的采购，控制其产品质量至关重要。
 

2. 供方采购程序的要求 要求组织的供方对提供该物资的供方严格执行评价程序，确保所提供的物资质量持续满足规定要求，必要时进行现场监督该物资的生产过程。
 

3.供方生产过程的要求 要求供方提供对该物资生产过程如何控制的书面材料，组织应审查必要时进行现场考查。

4．供方的设备要求 对供方的设备能力提出要求，如：要求模具生产企业使用加工中心；指定产品委托某检测机构的仪器检测等。

5. 人员资质的要求 对供方生产该物资的人员资质提出要求，如必须经过培训持证上岗；采购食品原材料，生产人员必须具有健康证。

6.质量管理体系要求 要求供方提供的产品在质量管理体系覆盖范围内，如建筑企业应通过GB/T50430标准认证等。 组织的有关采购要求在传递给供方之前，应由相关部门或人员进行审查、批准，以确保采购的要求是充分和适宜的。对不同重要度的物资，审批部门或人员可以不同，一般物资主管核实就行了，而重要物资也许要逐级审批。 综上所述：供方提供的产品其质量直接影响到组织产品的最终质量，而组织的产品质量又直接关系到顾客的使用和顾客对组织的信任程度，因而组织应十分关注其供方的供货质量，而要让组织放心其供方能持续稳定地向自己提供合格的产品，则必须加强对供方的控制，这种控制不仅体现在要求上，当供方产品质量发生波动甚至下降时，帮助其分析原因，从人力、物力上给予支援。总之，供方的产品质量既然是组织产品质量的重要组成部分，组织就应象自己的企业一样关心帮助供方，这就是八项质量管理原则中的“与供方互利的关系”。