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OEM客诉管理规定

放大字体  缩小字体 发布日期:2023-05-06  来源:食品质量管理公众号  作者:食品论坛网友 loula2008 分享
核心提示:OEM客诉管理规定
一、目的
 
  为求迅速处理客户投诉(客诉)案件,维护公司的信誉,促进质量改善与售后服务,制定本办法。
 
二、范围
 
  凡本公司委外加工产品遇客户反应质量异常的申诉(以下简称“客诉”)时,依本施行办法的规定办理;
 
  包括客诉的处理、追踪改善、成品退货等项目。
 
三、客诉分类
 
  客诉处理作业依客诉异常原因的不同区分为:
 
  1.非质量异常客诉发生原因(指人为因素造成)。
 
  2.质量异常客诉发生原因。
 
四、客诉处理职责
 
  各部门客诉案件的处理职责
 
  1、销售部门
 
  1)详细检查客诉产品的订单编号、数量、产品批次。
 
  2)了解客诉要求及确认客诉理由。
 
  3)协助客户解决疑难或提供必要的参考资料。
 
  4)确认客诉整批产品的数量、批次、经销商。
 
  5)及时向质量管理人员发送异常图片或异常实物。
 
  6)迅速向客户传达处理结果。
 
  2、OEM部质量工程师:
 
  1)客诉案件进行确认。
 
  2)向被委托方进行反馈,并要求被委托方对客诉案件的发生进行分析研讨,制定纠正预防措施并实施改善。
 
  3)督促被委托方严格执行制定的纠正预防措施,并对其整改的效果进行验证。
 
  4)处理方式的拟定及责任归属的判定。
 
  5)客诉案件的登记,处理时效管理及逾期反应。
 
  3、被委托方
 
  1)对客诉原因进行详细调查,并制定纠正预防措施及严格执行。
 
  2)改善结果向委托方质量负责人反馈。
 
五、客诉处理要求
 
  1.销售部人员于接到客户反应产品异常时,应即查明该异常(编号、数量、批次、不良率、原因)、了解客户要求,并在OA系统中的“产品质量及发货问题处理申请表”中详细填写经销商、产品批次、批数量、不良率等。
 
  2. 为了及时了解客户反应异常内容及处理情况,销售人员应在一天内了解客诉的情况并提交异常申请单,OEM质量工程师审核鉴定后,做出处理意见,并提报上级领导批示。
 
  3. OEM质量工程师对客诉进行确认后,应及时向被委托方进行反馈,正常的情况下在5个工作日内给出处理意见并告知销售部。
 
  4.销售部不得超越核决权限与客户做任何处理的答复协议或承认
 
  5.各部门对客诉处理决议有异议时得以“签呈”专案呈报处理。
 
  6. 客诉不成立时,销售人员在接到质量管理人员的处理结果后,应及时向客户通报并在规定收款期收回应收帐款,如客户有异议时,再呈报上级进行处理。
 
六、退货处理要求
 
  1、销售部接到已结案结果后依核决的处理方式处理:
 
  1)赔款:
 
  销售人员接到处理结果后,经与客户沟通后,由客户开具的赔款单据或证明送回质量负责人留存(如消费者投诉,应传发购物小票给质量负责人留存);
 
  如果在OEM质量工程师确认前,就已经发生赔付事件,那销售人员必须向OEM质量工程师提供相关赔款单据或证明,以便核对。
 
  2)退货:
 
  a)销售人员在接到退货处理结果后,应协助经销商在5个工作日内统计好所退产品的数量,并把统计好的数量、经销商名称及经销商地址提报给OEM质量工程师;
 
  b)在OEM质量工程师未通知之前,销售人员或客户不得私自退货;
 
  c)销售人员及时把已经确定的退货方式通报给经销商,并协助经销商进行退货事宜;
 
  d)如须经销商安排物流退货,则销售人员必须督促经销商在退货的物流单据上注明经销商名称、负责人、经销商地址及电话;
 
  e)如未按以上退货要求操作导致确认不了退货数量,而影响补货的及时性所造成的后果,则由销售人员负责;
 
  f)当处理结果出来后,15个工作日之内完成退货工作,由OEM质量工程师负责沟通生产商确定哪种退货方式,销售人员和客户负责退货的具体操作。
 
  2、补货处理要求
 
  1)原则上,先退货后补货,当退货到达厂商,确认退货数量后,再按退货的数量进行补货;
 
  2)当出现批量性质量事故导致产品全面召回或单批次超过100件以上的质量事故,根据市场情况可以考虑先补货后退货。
 
七、处理流程
 
  
 
八、附 则
 
  1.本规定经各部门研讨、总经理批准公布,自下发之日起实行。
 
  2.本规定由企业OEM质量负责人负责起草与解释。
 
关键词: 质量管理 OEM 客诉
 
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