外协供应商管控程序规范文件_质量相关_质量资讯

一、目的

　　为规范****外协供应商的引进、考评、合作及商务管理全流程，明确企业内部各部门职责与甲乙双方（企业为甲方，外协供应商为乙方）权责边界，确保乙方提供的产品 / 服务符合甲方质量、交期、成本要求，降低合作风险，建立长期稳定的供需合作关系，支撑甲方生产经营目标达成，特制定本程序。

　　通过本规范的实施，预期达成以下管理目标：

　　质量保证：确保外协供应商提供的产品持续符合公司质量标准，降低质量风险；

　　成本控制：通过合理的供应商竞争与谈判机制，有效控制外协采购成本；

　　交付保障：提高外协供应商的交付准时率，保障生产计划的顺利执行；

　　协同效率：加强公司与外协供应商之间的协作配合，提升供应链整体响应速度；

　　风险防范：建立健全供应商风险识别与防控机制，保障供应链稳定性。

二、适用范围

　　本规范适用于****公司所有外协业务活动及相关供应商管理过程，具体范围包括但不限于：

　　2.1外协业务类型：工序外协、产品外协、服务外协及其他需要借助外部资源完成的业务活动；

　　2.2供应商范围：所有为公司提供外协加工、制造或服务的组织与个人，包括潜在供应商、合格供应商及正在合作的供应商；

　　2.3内部活动：公司内部与外协供应商管理相关的所有业务流程，包括供应商调查、评审、选择、考核、订单管理、绩效评估及关系维护等。

三、职责

部门	职责	具体工作内容
采购部门	外协供应商归口管理	1.负责外协供应商的开发、调查与初步筛选
		2.组织外协供应商评审与准入流程
		3.主导价格谈判与合同签订
		4.跟踪订单执行与交付情况
		5.协调处理外协供应商异常事件
品质部	外协质量监控与管理	1.制定外协产品质量标准与检验规范
		2.负责外协产品的入库检验与质量判定
		3.对外协供应商质量体系进行审核与评估
		4.处理外协产品质量问题与改进追踪
		5.定期评估外协供应商质量绩效
工程部	技术支持与标准制定	1.提供外协产品技术图纸、工艺文件与标准要求
		2.参与外协供应商技术能力评估参与乙方引进考评，评估乙方的技术能力（如是否具备对应加工设备、工艺水平是否匹配技术要求）；
		3.协助解决外协生产过程中的技术问题
		4.确认外协供应商提供的样品与技术方案
研发部	新产品开发协同	1.提出新项目外协需求与技术规格
		2.参与外协供应商技术能力评估
		3.与外协供应商协同开展新产品试制与开发
		4.评估外协供应商技术创新能力
仓库	物流与库存管理	1.负责外协产品的接收、仓储与保管
		2.管理外协产品出入库记录与库存数据
		3.配合完成外协产品数量清点与交接
		4.向外协供应商返还需返修或再加工的产品
此外：财务部门负责外协付款审核与供应商财务风险评估；生产部门负责提出外协需求与反馈外协产品使用情况；各相关部门应积极配合采购部门完成外协供应商的综合考评工作！

四、外协供应商引进考评实施及基本要求

　　4.1 引进考评基本要求（乙方需满足）

　　资质合规：具备独立法人资格具备有效的营业执照、相关生产许可证（涉及特种设备加工需提供对应资质；无违法违规记录；

　　能力匹配：具备甲方所需产品的加工 / 供应能力，拥有对应设备、专业技术人员，产能可满足甲方订单需求；具备与订单规模匹配的生产场地（建议面积≥1000㎡）

　　质量保障：建立完善的质量管理制度，具备产品检测能力，可提供过往合作客户的质量证明；

　　服务达标：具备快速响应能力，可指定专属对接人处理订单、质量、交期问题，承诺按甲方要求配合技术对接与整改。

　　财务与信誉要求：注册资本不低于200万元人民币，成立年限≥3年；提供近2年财务报表，资产负债率≤60%；无失信被执行人记录（以"中国执行信息公开网"查询结果为准）

考核类别	考核指标	权重	评分标准
质量水平(Q)	产品合格率、批退率、质量体系认证	40%	合格率：95%100%：40分；85%94%：30分；70%84%：10分；69%以下：5分
交付能力(D)	交货准时率、交货周期、紧急订单响应	30%	逾期率5%以下：40分；6%15%：30分；16%25%：10分；26%以上：5分
价格水平(C)	价格竞争力、降价配合度、付款条件	20%	低于市场价：10分；与市场价相当：8分；高于市场价：3分
服务配合(S)	售后服务、沟通协调、问题响应、合作态度	10%	配合密切：810分；配合较好：67分；配合一般：45分；配合不足：03分

　　4.2引进考评实施流程

　　1.初步调查：采购部门收集供应商基本信息，进行初步筛选；

　　2.现场评审：组织质量、技术等部门对重要供应商进行现场考察，评估其质量保证能力与生产能力；

　　3.样品验证：要求供应商提供样品，由技术部门和质量部门进行检测与确认；

　　4.小批量试制：通过样品验证的供应商进行小批量试生产，验证其工艺稳定性；

　　5.综合评定：根据试制结果和考评得分，将供应商划分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（不合格）四个等级；

　　6.纳入名录：考评合格的供应商经总经理批准后，纳入合格外协供应商名录

　　7.对已合作的供应商，采购部门应组织年度复审，连续三次评为C级或以下的供应商减少订单份额，一年内连续三次评为D级的供应商直接取消供货资格

步骤	执行部门	核心动作	输出资料
1.寻源启动	采购部	根据甲方生产 / 研发需求，发布外协供应商寻源信息（明确产品需求、资质要求），收集乙方报名资料（营业执照、资质证书、能力介绍）	外协供应商寻源公告》《乙方报名资料清单》
2.初步筛选	采购部	审核乙方报名资料，剔除资质不全、能力明显不匹配的乙方，确定进入现场考评的乙方名单	《外协供应商初步筛选结果表》
3.现场考评	采购部品质部工程部研发部	组建考评小组，到乙方生产现场考评： ①生产能力：设备数量 / 精度、产能规模； ②质量管控：质量体系运行情况、检测流程； ③技术水平：工艺匹配度、技术人员资质； ④服务能力：对接流程、应急响应机制	《外协供应商现场考评记录表》
4.样品验证	品质部工程部研发部	若为定制化产品，要求乙方提供样品；质量部按检验标准检测样品，工程设计部 / 研发部验证样品技术适配性	《外协供应商现场考评记录表》
5.综合评定	考评小组	结合乙方资料审核、现场考评、样品验证结果（如有），按 “质量、能力、服务、价格” 权重评分（总分 100 分，合格线 80 分）	《外协供应商综合考评得分表》
6.准入审批	采购部	将合格乙方名单及考评资料提交甲方管理层审批，审批通过后纳入 “合格外协供应商名录”	《合格外协供应商名录》《外协供应商准入审批单》

五、甲乙双方权限与权责

　　5.1 甲方权限与权责

　　A权限

　　有权对乙方进行引进考评、日常监督与年度考评，根据考评结果决定是否合作、续约或终止合作；

　　有权要求乙方提供产品技术资料、质量证明、检测报告等文件；

　　有权对不合格产品提出整改、退货、索赔要求；

　　有权按程序变更或终止商务订单（需提前书面通知乙方并说明理由）。

　　B权责

　　需向乙方提供清晰的技术文件（图纸、标准），若技术变更需及时书面通知；

　　需按商务订单约定及时支付货款（无正当理由不得拖欠）；

　　需及时验收乙方交付的产品，合格则办理入库，不合格需在 3 个工作日内书面告知乙方；

　　需配合乙方进行技术对接，解答乙方合理的技术疑问。

　　5.2 乙方权限与权责

　　A权限

　　有权要求甲方提供明确的产品需求与技术标准，对模糊要求可提出澄清；

　　有权按商务订单约定收取货款，若甲方拖欠货款可提出催款要求；

　　对甲方提出的不合理整改要求（如超出合同约定范围），有权提出异议并协商；

　　若甲方单方面变更 / 终止订单导致乙方损失，有权按合同约定提出赔偿。

　　B权责

　　需按甲方技术标准生产 / 供应产品，确保产品质量符合检验要求；

　　需按商务订单约定的交期、数量交付产品，若预计延误需提前48 小时书面通知甲方并说明原因；

　　产品出现质量问题时，需在12 小时内响应，48 小时内提供整改方案，承担因自身原因导致的退货、返工成本；

　　需配合甲方的考评、检验、审计工作，提供真实的生产、质量、财务相关资料；

　　按订单约定时间完成交付，逾期交付需支付违约金（每日按订单金额的10%计算）；

　　未经甲方书面许可，不得将外协业务转包给第三方

事项	甲方（公司）权利与责任	乙方（外协供应商）权利与责任
技术标准	1.提供明确的技术图纸、质量标准 2.及时澄清技术要求疑问 3.变更技术标准时提前书面通知	1.准确理解并执行甲方技术要求 2.发现技术问题及时反馈 3.未经授权不得泄露甲方技术信息
订单执行	1.下达清晰的采购订单 2.按时提供所需原材料/半成品 3.及时验收并确认交付产品	1.按订单要求组织生产 2.按期交付合格产品 3.及时报告生产异常情况
价格支付	1.按合同约定及时支付货款 2.审核发票及相关凭证 3.对价格异议提出协商	1.提供符合要求的结算凭证 2.接受甲方价格审核 3.按合同约定提出调价申请
质量责任	1.明确质量要求与验收标准 2.及时反馈质量问题 3.协调质量争议处理	1.保证产品符合质量要求 2.承担质量不合格的赔偿责任 3.及时整改质量缺陷
保密义务	1.保护供应商商业信息 2.限制接触敏感信息人员范围	1.保护甲方技术、商业机密 2.不得将甲方信息用于其他用途

六、外协供应商商务活动规范

　　6.1商务谈判

　　谈判主体：甲方采购部牵头，联合品质部、工程部（如需）与乙方进行谈判，明确产品价格、付款方式、交期、质量责任、违约责任等核心条款；

　　谈判要求：乙方需提供报价明细（含材料、加工、运输成本），不得虚报价格；甲方需基于市场行情与乙方成本合理议价，避免恶意压价；

　　谈判记录：所有谈判内容需形成《商务谈判纪要》，由双方谈判代表签字确认，作为后续订单签订的依据。

　　6.2 商务订单签署与变更管理

　　6.2.1外协订单签署应遵循以下规范：

　　A合同签订：所有外协业务必须签订正式《外协合同》或协议，合同内容应包括但不限于：产品规格、质量标准、交货时间、价格条款、付款方式、违约责任、保密条款等；

　　B审批流程：外协合同签订前需履行审批程序，根据合同金额大小设置不同的审批权限，重大合同需经法律顾问审核；

　　C变更管理：合同履行过程中如需变更，应由提出方出具书面变更申请，双方协商一致后签订补充协议，明确变更内容及对价格、交货期的影响；

　　1.变更提出：任何一方提出变更需求（技术、数量、交付期等），均需以书面形式（如《工程变更通知单ECN》或邮件）提出。

　　2.变更评审：接收方需在规定时间内对变更带来的技术可行性、成本、交期影响进行评估并书面回复。

　　3.协商确认：双方就变更内容达成一致后，由甲方采购部门发出正式的《订单变更通知》。

　　4.记录归档：所有变更文件需作为原订单的附件一并归档保存。

　　D异常处理：如供应商出现交付延迟或质量异常，采购部门应及时发出《纠正预防措施报告》，要求供应商限期整改并跟踪验证。

　　E订单经采购经理审核、分管副总批准后加盖公章，通过加密邮件发送给供应商。

　　F供应商需在24小时内确认回传，逾期未确认视为默认接受订单条款。

　　J禁止要求：严禁口头变更订单，所有变更需以书面形式确认，避免后续纠纷。

　　6.2.2订单内容：需包含以下核心信息：

　　1.基础信息：订单编号（格式：WX 年份月份序号，如 WX202512001）、甲乙双方名称 / 联系方式、签订日期；

　　2.产品信息：产品名称、规格型号（与技术文件一致）、数量、单位、单价、总价；

　　3.履约要求：交期（精确到日）、交付地点（甲方仓库地址）、运输方式（如 “汽运，运费由乙方承担”）、质量标准（附检验标准编号)

　　4.商务条款：付款方式（ “货到验收合格后 30 天内付 90%，质保金 10% 满 3 个月支付”）、发票类型（增值税专用发票，税率 13%）、违约责任（如交期延误违约金按订单总额 10%/ 天计算，最高不超过 50%）。

　　6.2.3签署流程：甲方采购部起草订单→甲方质量部 / 工程设计部审核技术 / 质量条款→甲方管理层审批→乙方确认订单内容并签字盖章→双方各执一份订单原件（甲方由采购部存档，乙方由其商务部门存档）。

　　6.3货款结算

　　6.3.1结算依据：甲方以《商务订单》《合格检验报告》《入库单》《乙方发票》作为结算依据，缺一不可；

　　结算流程：乙方交付产品并验收合格后，开具对应金额发票提交甲方商务部→甲方商务部审核发票与订单、检验报告、入库单一致性→审核通过后提交财务部门→财务部门按订单约定付款方式支付货款；

　　6.3.2争议处理：若甲方对发票金额、产品数量有异议，需在收到发票后3 个工作日内书面告知乙方，协商解决；无异议则按约定时限付款。

七、外协过程控制

　　7.1生产过程监控

　　品质部门可随时对供应商生产过程进行飞行检查，每年至少覆盖所有A级供应商；

　　关键工序需要求供应商提供过程参数记录，每月随机抽查3份记录文件；

　　对新产品或工艺变更的首批生产，需安排技术人员现场监造。

　　7.2质量异常处理

　　1.发现质量异常时，质量部门立即发出《质量异常通知单》，明确问题描述及处理要求；

　　2.供应商需在24小时内提交书面原因分析及纠正措施；

　　3.重大质量问题（批量报废、安全隐患）需启动8D报告分析；

　　4.整改效果验证通过前，暂停该供应商同类产品的新订单。

　　7.3交付与库存管理

　　1.供应商需按订单要求将产品送达公司指定仓库，随货提供《出厂检验报告》；

　　2.仓库实行"三不入库"原则：无证不入库、不合格不入库、数量不符不入库；

　　3.外协件库存周转天数控制在30天以内，超期库存由采购部门牵头处理；

　　4.呆滞外协件（连续6个月未领用）由采购部门每月清理并启动处置流程。

　　7.4 不合格品控制：

　　所有进料检验发现的不合格品，须严格按照《不合格品控制程序》执行，包括标识、隔离、评审与处置（退货、挑选、特采等）。供应商必须针对重大质量异常提交《纠正与预防措施报告》。

　　7.5 信息管理与保密：

　　公司与供应商之间的技术文件、商业信息等均属保密范围，双方应签订《保密协议》，严禁泄露。供应商应建立相应的信息安全管理措施。

　　7.6持续改进：

　　公司鼓励并与供应商共同推动持续改进活动，包括质量提升、成本优化和流程改善，以建立互利共赢的战略合作伙伴关系。

　　7.7信息记录：

　　所有外协流转过程均应保留完整记录，包括调拨单、送货单、检验报告等，确保可追溯性。保存期限≥3年。

八、供应商关系管理

　　8.1供应商分级分类

　　公司应建立分级分类的供应商关系管理体系，根据供应商绩效等级采取差异化管控策略：

　　A类供应商（优秀）：建立战略合作伙伴关系，优先分配订单，共同开展技术开发，邀请参与新产品设计；

　　B类供应商（良好）：保持稳定合作关系，定期交流市场信息，协助进行改进提升；

　　C类供应商（合格）：限制订单比例，要求制定改进计划并定期检查改进进度；

　　D类供应商（不合格）：暂停新订单，要求限期整改，整改无效的启动淘汰程序

　　8.2风险防控机制

　　为保障外协供应链稳定，公司应建立以下风险防控措施：

　　备份供应商：对关键零部件或工序，应建立备份供应商方案，降低单一供应商依赖风险；

　　供应商业绩预警：设定供应商绩效预警线，对评分下降趋势明显的供应商及时发出预警并调查原因；

　　重大质量事故应急：建立重大质量事故应急处理机制，包括问题追溯、现场隔离、补救措施等应急程序；

　　定期风险评估：每半年对重要外协供应商进行一次综合风险评估，包括财务、品质、交付等多方面风险识别。

　　8.3合作终止管理

　　1.终止情形：乙方考评不合格且整改无效、严重违反订单约定（质量事故、长期延误）、乙方申请终止合作、甲方业务调整不再需要该外协产品；

　　2.终止流程：采购部向乙方发送《合作终止通知书》（说明终止原因、时间）→双方核对未结算订单、库存产品→处理遗留问题（如未交付产品取消、不合格产品赔偿）→签署《合作终止确认书》，正式终止合作；