GB 14881食品人学明白了吗？（四十）记录和文件管理_专业解读_专业解读

　　上期食品伙伴网与大家分享了GB 14881中对管理制度和人员内容，本期与大家交流一下对记录和文件管理内容。

14.1记录管理要求

　　条文内容：

　　14.1记录管理。

　　14.1.1 应建立记录制度，对食品生产中采购、加工、贮存、检验、销售等环节详细记录。记录内容应完整、真实，确保对产品从原料采购到产品销售的所有环节都可进行有效追溯。

　　14.1.1.1 应如实记录食品原料、食品添加剂和食品包装材料等食品相关产品的名称、规格、数量、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。

　　14.1.1.2 应如实记录食品的加工过程（包括工艺参数、环境监测等）、产品贮存情况及产品的检验批号、检验日期、检验人员、检验方法、检验结果等内容。

　　14.1.1.3 应如何记录出厂产品的名称、规格、数量、生产日期、生产批号、购货者名称及联系方式、检验合格单、销售日期等内容。

　　14.1.1.4 应如实记录发生召回的食品名称、批次、规格、数量、发生召回的原因及后续整改方案等内容。

　　14.1.2 食品原料、食品添加剂和食品包装材料等食品相关产品进货查验记录、食品出厂检验记录应由记录和审核人员复核签名，记录内容应完整。保存期限不得少于2年。

　　14.1.3 应建立客户投诉处理机制。对客户提出的书面或口头意见、投诉，企业相关管理部门应作记录并查找原因，妥善处理。

　　条文解释：

　　上述条款是对于企业记录管理提出要求，要求企业必须建立记录制度。

　　从采购、生产、检验到销售都要有记录可查证追溯。记录必须真实、准确、完整，体现生产过程中的实际情况。记录可以是纸质文件或电子记录。记录不得随意更改或更新，因记录有误等确有必要更改或更新时应当遵循相应规程操作。

　　企业应建立客户投诉处理机制，根据规定的客户投诉处理程序，对客户提出的书面或口头意见、投诉做好记录，通知企业内部相关部门查找原因，给出处理意见，对客户及时反馈和答复，保留相应的记录。

　　经验分享：

　　该条款在日常审核中发现问题有：

　　加工过程记录中杀菌温度数值与杀菌温度显示不一致（操作人员反馈按照工艺文件填写）；

　　多份出厂检验记录没有复核人签字确认（反馈客户没有索要厂检合格单）；

　　现场抽查企业未能提供一年前的原辅料验收记录（规定保存2年相关记录）等。

　　因此，建议：

　　首先企业制定记录控制程序对记录进行管理，并以此作为企业卫生规范管理活动记录得依据。记录管理控制要求一般包括：对记录进行标识、编号、登记（记录清单）；记录需要保存场所，以防损和丢失；记录得保管、借阅要求；记录检索和查找；保存期限（不得少于2年）以及记录处置和销毁的要求。

　　其次，企业应对投诉信息查找准确原因，及时采取纠正预防措施，避免问题再次发生并确保产品安全。

　　最后，加强对记录生产填写的及时性、真实性及复核的管理，确保通过填写测记录可以达到追溯的效果。

14.2-14.3文件管理要求

　　条文内容：

　　14.2 应建立文件的管理制度，对文件进行有效管理，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。

　　14.3 鼓励采用先进技术手段（如电子计算机信息系统），进行记录和文件管理。

　　条文解释：

　　上述条款是对于企业文件管理提出要求，要求企业必须建立文件管理制度。

　　文件管理制度是对文件的制定、审核、批准、发放、使用、更改、标识、回收和作废等活动进行管理的依据。

　　企业可采用电子计算机信息系统等手段对记录进行管理，便于记录的查询和保管，提高管理效率。电子记录视同纸质记录。

　　经验分享：

　　该条款在日常审核中发现问题有：

　　企业提供文件管理程序文件中发现未对除了现行有效版本外，其他版本不得出现在文件应用场所，存在混淆使用风险；

　　对修改的“工艺作业指导书”未能提供对应文件修改状态的标识；

　　发现张贴的“杀菌机操作规程”不是最新有效版本等。

　　因此，企业：

　　首先应制定文件控制程序对文件进行管理。文件管理控制要求一般包括：对文件制定、审核、修改等要求；文件修改状态的标识；文件的修改；外来文件的管理；作废文件的管理要求。

　　其次，建议企业应有专人管理文件的归档、查询、作废等工作。

　　最后，企业应加强对文件变更的管理，应有变更历史记录，确保现场使用的所有文件均为受控有效的文件。