良好的文件系统是质量保证系统的基本部分，应当覆盖GMP的所有方面。
1、目标
制定所有物料的质量标准和规程以及生产和控制的方法，以保证生产相关的所有人员知道应做什么以及何时做；
确保质量负责人了解产品所有信息以决定产品是否批准放行，保证书面记录的存在，可追溯性，保证提供相关记录和审计追踪以便调查。其确保验证、审查和统计分析所有数据的有效性。
文件如何设计和使用取决于生产商。在某些情况下，下面描述的文件的一部分或全部可能在一起，但他们各自通常是相互独立的。
2、基本要求
文件应当精心的设计、制定、检查和发放。其应当符合生产许可和销售许可相关部分的要求。
文件应当有合适的负责人批准、签字并注明日期。没有得到授权和批准，任何文件不得修改。
文件内容应当明确：应当阐明文件名称、性质和目的。文件布局应当有序，便于检查。复印文件应当清楚易读。从主文件复印工作文件时，不得产生任何差错。
文件应当定期审查并保持更新。当文件修订时，应有防止旧版本误用的系统。旧版本的文件应当保存一定时间。
当文件需要输入数据时，这些数据的输入应当清晰，易读和不易丢失。文档应当留有足够的空间填写这些数据。
文档的任何修改应当签名并标明日期；修改处应使原始信息清晰可读。适当时，应当记录修改的理由。
生产过程中采取的每一项措施应当完整记录，才可追溯产品生产中涉及的所有关键步骤。记录应当保存至产品有效期后至少一年。
应使用电子数据处理系统或照相或其他可靠的方式记录数据（储存记录）。应有主配方和与系统相关的详细的SOPs，记录的准确性应当核查。如果使用电子方法处理文件，只有质量负责人能够进入电脑或修改数据，应有变更和删除记录。应通过密码或其他方式限制他人登陆，关键数据的输入应由他人进行复核。用电子方法储存的批记录应备份到磁带、缩微胶卷、打印纸或其他介质上。尤其重要的是，在保留期间，数据应当易于查阅。
二、必要的文件
1、标签
包装容器、设备或厂房的标签应清晰易读，并采用公司批准的格式。除了标签使用文字说明外，通常还可应使用不同的颜色表明状态（如，待验、合格、拒绝、清洁），这种做法是有用的。
按照国家法规的要求，所有产品应当用标签进行标识，标签至少包括以下信息：
（a） 产品名称
（b） 配料表
（c） 产品标准号及生产许可证号
（d）以非编码的形式说明产品有效期
（e） 特殊储存条件或必要的处理注意事项。
（f） 使用说明，警告和必要的注意事项。
（g）生产商或公司的名称、地址和联系方式。
（h）营养成分表
（i）净含量
对于标准品，标签和/或随同的文件应当标明净含量、生产日期、有效期、储存条件和控制编号（适当时）。
2、标准和检验规程
用于常规检验前，文件所述检测规程应在现有的仪器和设备的范围内进行验证。
应有经适当批准和签字的标准，包括原材料、包装材料和成品的鉴别、含量、纯度和质量的检测；适当时，应有中间体或待包装产品的标准。还应包含生产过程所用的水、溶剂和试剂（例如，酸和碱）的标准。
每个标准都应批准和签署（注明日期），并由QC或QA保存。
需要定期修订标准以符合国家相关法律法规及质量标准。
3、原材料和包装材料的标准
原材料、内包装材料和印刷包装材料的指标应提供物料的描述，包括：
（a） 指定的名称和内部代码
（b） 参考的国家相关法律法规及质量标准
（c） 定性和定量要求，包括可接受限度
根据公司的实际情况，还可以加入以下内容：
（a） 物料的供应商和原始生产商
（b） 印刷材料的样品
（c） 取样、检测方法的说明或方法参考。
（d） 储存条件和注意事项
（e） 复检前的最长储存期
包装材料应当符合标准，应当与其所含的物料和或产品兼容。应当检测包装材料的标准符合性、缺陷以及标识的正确性。
描述检测方法的文件应说明再分析每个原料要求的频率，由其稳定性判定的。
中间体和待包装产品的标准
应当制定中间体和待包装产品的标准。适当时，该标准应当与原材料或成品的标准相似。
4、成品的标准
成品的标准应当包括：
（a） 产品指定名称和代码（如适用）
（b） 原辅料指定名称
（c） 工艺配方
（d） 对规格和包装详情的描述
（e） 取样和检测方法或方法的参考
（f） 定性和定量的要求，有可接受限度。
（g） 存储条件和注意事项
（h）保质期
5、工艺规程
每个产品应有正式批准的主配方和批量。
主配方应当包括：
（a） 产品名称和质量标准相关的产品参考代码
（b） 产品的规格和规格描述，以及批量
（c） 所使用的原料的清单，包含每个物料的用量、指定名称和专有代号的描述（应注意生产过程中可能消失的物质）
（d） 产品最终收率的可接受限度以及相关中间体收率的可接受限度（如适用）的说明
（e） 加工场所和所用主要设备的说明
（f） 用于关键设备的准备和运行的方法或参考方法，例如清洁（特别是更换产品后清洁）、组装、校准、灭菌、使用。
（g） 每步处理的详细的生产指令（如，物料的核对、预处理、加料顺序、混合时间、温度）
（h） 所有中间控制指令和限度
（i） 必要的产品储存要求，包括包装容器、标签和一些特殊储存条件。
（j） 必要的特别注意事项。
三、包装指令
每一产品、包装规格和包装类型都应有批准的包装指令。包装通常应包括或参考以下内容：
（a） 产品名称
（b） 产品规格、含量和使用方法的描述（如适用）
（c） 最终包装容器中的产品装量，以数量、重量或体积表示。
（d） 标准批量所要求的所有包装材料的清单，包括包装材料的数量、规格和类型、以及每一个包装材料质量标准的代码或参考号
（e） 印刷包装材料的样张或复制品和实样，注明产品批号、有效期。
（f） 特别注意事项，包括包装区域和设备应仔细检查以确保在包装前后已清洁。
（g） 包装操作的描述，包括所有重要的辅助操作和所用设备
（h） 中间控制（包含取样和可接受限度的指令）的详情。
1、批生产记录
每一批产品均应有相应的批生产记录。批生产记录应当以现行已批准的指标相关部分为依据。应有起草此类记录的方法，避免错误。（建议使用复印或以通过验证的计算机程序。应避免抄录已批准的文件）
在生产开始之前，应当检查确保仪器和工作平台干净，没有计划生产不需要的之前的产品、文件或物料，设备应干净并适合使用。此类检查应当记录。
生产过程中，采取每一步措施时，都应当记录以下信息，记录填写完毕后，应注明日期并由生产操作的负责人签名。
（a） 产品名称
（b） 批号
（c） 开始生产、重要的中间阶段和完成生产的日期和时间
（d） 每个生产阶段的负责人名称。
（e） 各重要生产阶段操作人的姓名缩写，必要时，应有对每一操作（例如，称重）进行检查的操作人的姓名缩写。
（f） 每一批起始原料的批号和/或分析控制号以及实际质量（包括回收或返工物料的批号和数量）
（g） 所有相关的生产操作或事件和所用的主要设备。
（h） 完成的中间控制，操作人员的姓名缩写，以及所得结果
（i） 不同生产阶段或相关阶段，获得的产量，以及实际产量严重偏离预期收率的评价说明或解释
（j） 特殊问题的注释，包括偏离主配方的所有偏差情况的说明。
2、批包装记录
生产的每批或批次的一部分批包装记录应保存，其应基于批准的包装指令的相关部分。应有起草此记录的方法以避免错误（建议使用复印或经过验证的计算机程序。应当避免抄录已批准的文件）。
包装操作开始之前，应当检查确保仪器和工作平台干净，没有计划包装操作不需要的产品、文件或物料，设备干净且适合使用。此类检查应当记录。
采取每一步操作时，应当记录以下信息，应通过签名或电子密码清晰地标识日期和负责人。
（a） 产品名称、批号和待包装产品数量，以及要得到的成品的批号和计划产量、实际产量和理论产量之间的平衡核算。
（b） 包装操作的日期和时间
（c） 实施包装操作的负责人姓名
（d） 不同关键步骤的操作人员姓名缩写
（e） 检查标识和与包装指令的一致性，包括中间控制的结果
（f） 包装操作的详情，包括所用设备的代号和包装线，必要时，保存未包装产品的产品不包装指令或退回产品至存储区的记录
（g） 所用的印刷包装材料的样品，包括批号、有效期和其他额外的打印信息的印刷和定期检查的批准的样本。
（h） 对于一些特殊问题的注释，包括由合适的人员书面批准的偏离包装指令的所有偏差的详细信息。
（i） 发放、使用、销毁或退回库房的所有印刷包装材料和待包装产品的数量和参照号或标识以及产品数量，以便进行充分的物料衡算。
四、操作规程和记录
1、应有SOPs和采取相关措施的记录，必要时应有结论：
（a） 仪器组装和验证
（b） 分析仪器和校准
（c） 维护、清洁和卫生
（d） 人事相关问题，包括资质、培训、服装和卫生
（e） 环境监控
（f） 虫害控制
（g） 投诉
（h） 召回
（i） 退货
对于每一个原材料、内包装材料和印刷包装材料都应有物料接收的SOPs和记录。
2、物料接收的记录应当包括：
（a） 发货单和包装容器上的物料名称
（b） 公司内部使用的物料名称和/或代码，若不同于（a）
（c） 接收日期
（d） 供应商的名称和生产商的名称（可能的话）
（e） 生产商的批号或参考号
（f） 接收的总量和包装容器的数量
（g） 接收后分配的批号
（h） 有关说明（例如，包装容器的说明）
应当有关于内部标签、原材料、包装材料和其他物料待验和储存的SOPs。
对于每一个仪器和设备（如，使用、校准、清洁和维护），都应有相应的SOP，并放在每个设备的附近位置。
应当有取样的SOPs，明确授权取样的人员。
3、取样指令应当包括：
（a） 取样方法和取样计划
（b） 所用设备
（c） 避免物料污染或任何质量恶化的所有注意事项
（d） 取样量
（e） 分样操作指令
（f） 所用样品容器的类型，是无菌取样容器还是正常取样容器，并贴签
（g） 应采取特殊预防措施，特别是当涉及无菌取样或有毒物质。
应当有描述批号编制系统的SOP，以保证每一批中间体、待包装产品和成品都有特定的批号。
适用于生产阶段和各自包装阶段批号编制的SOP应当彼此相互关联。
批号编制的SOP应当确保同一批号不会重复使用，这也适用于返工批次。
批号分配后应当立即记录，如记录在日志中。记录应当至少包括分配日期、产品标识和批量。
应当制定适用于不同生产阶段的物料和产品检测的书面检验规程，描述所用的方法和仪器。应当记录实施的检测。
4、检验记录应至少包含以下数据：
（a） 物料或产品的名称，如适用，应包括规格
（b） 批号，适当时，生产厂家和/或供应商的名称
（c） 相关标准和检测方法的参考
（d） 检测结果和所参照的标准（限度），包括观察和计算
（e） 检测的日期和参考号
（f） 检验人员的姓名缩写
（g） 对检验、计算进行核对的人的姓名缩写，并注明日期。
（h） 放行或拒绝的明确声明（或其他决定），并有指定的负责人的签名和日期。
应当建立物料和成品的书面放行和拒绝程序。特别是由质量负责人决定成品销售放行的书面程序。
每一批产品的销售记录应当保存，例如，必要时方便相应批次的召回。
重要和关键设备有关验证、校准、维护、清洁或维修操作的记录应当保存，记录内容应包括实施这些操作的日期和操作人。
重要和关键设备的使用以及处理产品的区域应当按时间顺序记录。
应当有分配清洁和卫生以及详细描述清洁计划、方法、所用的设备和物料以及需要清洁的设备和设施的书面规程。此类书面规程应当遵循。
5、微生物实验室记录要求
对数据和研究进行适当的记录是微生物化验室成功的关键。首要原则是必须根据书面SOP要求进行检测，SOP必须是书面的，反映真实操作。化验室记录本应记录所有关键细节，以便重现检测操作，确认数据的完整性。化验室记录至少应包括以下内容
日期
检测样品名
检验人员
规程编号
记录检验结果
偏差（如有）
记录参数（所用仪器、所用微生物库存培养、所用培养基批号）
管理者/复核签字
所有关键设备均应记录，且应具有SOP所规定的校正计划和维护记录。适当时，设备日志或记录表格应在现场，并与化验室记录本内容一致。设备温度（水浴、培养箱、灭菌器）应有记录并可追踪。
所执行的SOP及其版本应记录清楚。数据修正应对原数据划单删除线，在旁边另书写正确认数据。原始数据应保持不被擦除或覆盖。
检测结果应包括原始碟计数结果，使审核人员可以重新计算结果。数据分析方法应在SOP中详细说明。如果检验记录中需要引入图表，这些图表应采用透明胶带保护，且不能遮挡该记录页上的任何其它数据。将图表附入记录的人员应在图表上签字，签字应在图表和记录本之间骑缝。化验室记录本应编有页码，索引表，使用起止时间。
所有化验室数据应归档，并防止不可恢复的损坏。应有正式的记录保管和检索程序。
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