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食品企业内、外部沟通控制程序

放大字体  缩小字体 发布日期:2023-04-11  来源:食品质量管理公众号  作者:食品论坛网友 年青人123 分享
核心提示:食品企业内、外部沟通控制程序
一、目的
 
  为了及时、准确地收集、传递和处理公司在质量、食品安全、环境管理、安全管理方面的有关信息,促成工作目标有效完成,制定本程序。
 
二、适用范围
 
  适用于公司内部的信息交流与协商处理,以及公司各部门与外部各相关方的信息交流与处理。
 
三、权责
 
  1、公司管理者代表:
 
  负责组织协调对内、对外有关质量、食品安全方面信息的处理。
 
  2、EHS小组组长:
 
  负责组织协调对内、对外有关环境、职业健康安全方面信息的处理。
 
  3、质量和食品安全专员:
 
  负责统筹公司对内、对外有关质量、食品安全方面信息的收集、传递和处理。
 
  4、EHS专员:
 
  负责统筹公司对内、对外有关环境、消防、交通、职业健康等安全方面信息的收集、传递和处理,并负责公司对内、对外有关压力容器等特种设备安全方面信息的收集、传递和处理。
 
五、作业内容
 
  1、外部沟通
 
  a) 与供应商、承包方的沟通
 
  b) 与顾客就产品信息(包括预期用途有关的说明、贮存要求、保质期等)、质询、合同或订单处理、信息反馈(包括顾客抱怨)的沟通;
 
  c) 与卫生防疫部门、质量技术监督部门等食品主管部门的沟通;
 
  d) 体系更新时对其他组织(如行业协会、同行业厂商等)的影响
 
  2、与外部交流的信息
 
  a)与环境监测站、生态环境局、应急管理管理局、市场监督管理局、地方劳动部门、总工会、消防局、公安局、供电局
 
  b)市场监督管理局、海关等当地政府、认证机构等单位之间传递的信息(包括上传下达的文件、资料和监测、检查的结果等);
 
  c)政策法规标准类信息,产品质量、食品安全、环境、安全法律法规、条例等;
 
  d)涉及其他相关方的信息(如供应商物料的执行标准等)和相关方反馈的信息及其投诉等;
 
  e)各部门直接从外部获取和向外部传递的有关质量、环境、食品安全、安全管理等方面的其他外部信息。
 
  3、外部信息处理
 
  相关部门在获得外部信息后,先判定信息使用范围,并向相关责任人报告。
 
  4、信息收集
 
  反馈方式信息的收集、传递与处理可采用书面资料、电子媒体、召开会议、讨论交流、通讯等方式进行。
 
  5、内部沟通内容
 
  a)产品或新产品信息;
 
  b)原料、包材和服务信息;
 
  c)生产系统和设备;
 
  d)生产场所、设备位置、周边环境;
 
  e)清洁和卫生方案;
 
  f)包装、储存;
 
  g)人员资格水平和职责权限分配;
 
  h)法律法规要求;
 
  i)与食品安全危害和控制措施有关的知识;
 
  j)顾客、行业和其他要求;
 
  k)来自外部相关方的咨询;
 
  l)表明与产品有关的食品安全危害的抱怨;
 
  m)影响食品安全的其他条件(如检测方法、条件等)。
 
  6、内部信息
 
  a)正常信息,如管理要求、方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告及体系正常运行时的信息;
 
  b)不符合信息,如体系内部审核的不合格报告、日常检查不合格情况、纠正和预防措施处理单等;
 
  c)紧急信息,如出现火灾、洪涝灾害、台风、工伤事故、事件等情况下的信息;
 
  d)其他内部信息,如员工的建议等。
 
  7、信息处理
 
  a)各部门收集到的有关环境、职业健康安全等外部信息,及时传递给EHS专员;食品安全、质量管理外部信息,及时传递给品控部;需要向外传递的信息必须经总经理或其授权人员审批后,再按规定向外传递。
 
  b)当接收到监测或检查结果出现不符合情况时,按照《纠正、预防和改进措施控制程序》相关要求进行处理。
 
  c)直接从外部获取的环境、职业健康安全、食品安全、质量有关的法律、法规和标准等管理信息时,按《文件控制程序》中外部文件的要求处理。
 
  d)相关信息转化成文件按《文件控制程序》中文件制定、修订等要求进行。
 
  8、沟通渠道与方法
 
  依据不同的对象内容采取不同的的方法,如:会议、公告、电话、短信、报告表、内部联络单 、邮件和传真等等。
 
五、相关文件
 
  记录控制程序
 
六、相关记录
 
  报告表
 
  内部联络单
 
  沟通记录
 
 
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